Roostercursus

Inleiding

Het rooster van een school voor VO vormt de basis van alle onderwijs activiteiten. Het maakt nogal verschil of een leerling het 1e lesuur begint en na het 7e lesuur vrij is of dat de leerling het 3e lesuur begint en pas na het 8e of zelfs 9e lesuur naar huis kan. Er zijn lesroosters op scholen van kracht waar leerlingen tussenuren en docenten een onevenredig aantal tussenuren in het weekrooster hebben. De moderator van deze site heeft jarenlang met een collega het basisrooster van een middelgrote VMBO gemaakt. Uiteraard met de hand met planborden aan de wand voor klassenroosters, docentenroosters, lokalenplan en clusteroverzichten.
Tijden zijn veranderd. In de meeste scholen hebben de planborden plaats gemaakt voor de computer. De roostermaker is niet altijd meer de docent wiskunde, adjunct-directeur of directeur maar heeft het beroep roostermaker en is niet noodzakelijkerwijs lid van het onderwijzend personeel. Het is zelfs mogelijk om roosterwerkzaamheden uit te besteden aan derden.

Lessentabel

De lessentabel vormt de basis voor het lesrooster. In de lessentabel wordt aangegeven welke vakken en hoeveel lessen in een leerjaar van een afdeling worden gegeven. Hieronder staat als voorbeeld een lessentabel van een brugklas.

Godsdienst1
Nederlands4
Frans3
Engels3
Aardrijkskunde2
Geschiedenis2
Biologie2
Wiskunde4
Lichamelijke Opvoeding3
Tekenen2
Handvaardigheid1
Muziek1
Studieles2
Informatiekunde1
Techniek2
Totaal33

Staat van lessen

In de staat van lessen staat welke docent die lessen geeft en indien nodig in welk lokaal. Het maken van de staat van lessen is in eerste instantie niet het domein van de roostermaker. Afhankelijk van de grootte en structuur van de school is er een overleg- en/of beslissingsmodel om de definitieve staat van lessen vast te stellen. In dit jaarlijks proces zijn een aantal fasen te onderscheiden.
⦁ Na de eerste voorlichtingsactiviteiten wordt een prognose gemaakt van de te verwachten instroom van nieuwe leerlingen in de nieuwe cursus.
⦁ Door 1 of meer personen wordt een prognose gemaakt hoe de huidige leerlingen van de school in de nieuwe cursus zijn doorgestroomd naar een volgend leerjaar, doubleren of uitstromen.
⦁ De decaan (decanen) maken een prognose van de te verwachten vakkenkeuze in de bovenbouw.
⦁ Met bovenstaande gegevens wordt uitgerekend hoeveel parallelklassen in de verschillende leerjaren en afdelingen nodig zijn om de toekomstige schoolbevolking te plaatsen. Vervolgens wordt uitgerekend hoeveel lessen in de verschillende vakken in de komende cursus nodig zijn.
De uitkomsten van bovenstaande berekeningen geven aan of de formatiebehoefte in komende cursus groter, kleiner of gelijk zal zijn. Vervolgens wordt nagegaan of dit moet leiden tot ontslag, niet verlengen van dienstverband of vacatures. Er wordt rekening mee gehouden dat mogelijk collega’s de formatie vrijwillig of door pensionering verlaten.
Verdeling van de lessen over de docenten
Het verdelen van de lessen over de docenten is een proces waarop veel factoren van invloed zijn. Het beleid van de school is van invloed op de verdeling van de lessen. Voorbeelden hiervan zijn:
⦁ De afspraak dat een klas in de onderbouw met betrekkelijk weinig verschillende docenten wordt geconfronteerd,. Dit leidt ertoe, dat een docent lesgeeft in meerdere vakken aan zo’n klas.
⦁ Als een school gebruik maakt van een vorm van mentoraat zal de docent/mentor les moeten geven aan de mentorgroep.
⦁ Als een school het beleid heeft om zoveel als mogelijk is een docent aan een klas te koppelen voor zijn vak in vervolg leerjaren heeft dat consequenties voor de verdeling van lesuren.
Naast het beleid van de school hebben we ook te maken met wensen van de schoolleiding, docenten, vaksecties en coördinatoren. Soms zijn wensen en beleid niet duidelijk te onderscheiden. Zo kan het een wens van de schoolleiding zijn dat een docent met een bepaald type vaardigheid lesgeeft aan examenkandidaten en een docent met andere capaciteiten lesgeeft aan de leerlingen in de onderbouw. Het is prettig als de wensen van de schoolleiding in lijn zijn met de wensen van de betrokken docenten. Bij de toedeling van klassen kan een docent voorkeur hebben voor een bepaalde klas door prettige ervaringen in de huidige klas of juist andersom geen les aan een bepaalde klas ter vermijding van conflicten. Binnen valsecties kunnen tegenstrijdige wensen worden gladgestreken of overeenstemming worden vastgelegd.
Uiteindelijk leidt dit tot een staat van lessen in de vorm van een matrix waarin in de eerste kolom de namen van de docenten staan en in de eerste rij  de namen van de klassen. Elke cel uit de matrix behoort dan tot een docent uit de eerste kolom en een klas uit de eerste rij. (Uiteraard kunnen kolommen en rijen worden gewisseld.)
Er is gesteld, dat de invulling  van de staat van lessen niet het domein is van de roostermaker, Toch is het voor de roostermaker belangrijk in te zien welke krachten in een schoolorganisatie aanwezig zijn bij de invulling van de staat van lessen en hoe de besluitvorming verloopt. We etaleren dat met een voorbeeld. Aan het eind van het roosterproces is het moeilijk om een lesuur geschiedenis van docent A in klas 2a te plaatsen. De roostermaker ontdekt dat als hij docent B geschiedenis laat geven in klas 2a en docent A in klas 2b plaatst het rooster plotseling helemaal af is. Daarbij verdwijnt er ook nog een vervelend tussenuur. Een blij gevoel van de roostermaker slaat na de vakantie om in ellende omdat docent A klaagt dat hij als mentor geen enkele les geeft aan zijn klas. De roostermaker moet vervolgens de zaak terugdraaien en ook nog eens een andere docent uitleggen dat hij er een vervelend tussenuur bij krijgt. Met enig inzicht zou deze fout zijn voorkomen.

Beheer

Bij het roosteren heeft de roostermaker een aantal beheerstaken.
⦁ De namen van de klassen met bijbehorende code. Bijvoorbeeld code “1A” met naam “brugklas havo-vwo”
code “3AM” met naam “klas 3 mavo”
⦁ De namen van de docenten:
code “JNS” met naam “De heer Jansen”
code “HVG” met naam “De heer Hoving”
⦁ De namen van de lokalen:
code “SK” naam “Lokaal scheikunde”
code “Tn” naam “Lokaal techniek”
⦁ De namen van de vakken:
code “Ne” naam “Nederlandse taal”
code “Wi” naam “Wiskunde”
Als lessen moeten worden geclusterd komt daar nog bij:
⦁ De namen van de clusters:
code “CH4” met naam “Cluster Havo 4”
code “CA6” met naam “Cluster Atheneum 6”
⦁ De namen van de leerlingen:
code “BarToo” met naam “Bart Toonstra”
Soms moeten de gegevens worden ingevoerd via het roosterprogramma. Het is ook mogelijk de gegevens uit een leerlingvolgsysteem of managementprogramma te importeren.

Beschikbaarheid

Docentenbeschikbaarheid
Docenten kunnen zijn benoemd in een voltijdsbaan of deeltijdsbaan(parttimers). Voor de roostermaker betekent dit dat van elke docent moet worden vastgesteld (zie staat van lessen) hoeveel lessen per roosterweek hij/zij moet geven. Het aantal lesuren dat een docent beschikbaar is moet echter groter zijn dan het aantal te geven lessen. Als aan deze laatste eis niet is voldaan heeft de roostermaker een bijna niet uit te voeren opdracht. In principe betekent dit dat voor elke docent per wekelijks lesuur wordt vastgesteld of hij/zij wel of niet beschikbaar is. Van belang is, dat er op elk wekelijks lesuur meer docenten beschikbaar zijn dan er klassen aanwezig zijn.
Bij de benoeming van een nieuwe parttimer is de roostermaker meestal niet betrokken. Toch heeft de roostermaker een te verdedigen belang bij de benoeming als het gaat over de dagdelen dat de nieuw te benoemen docent beschikbaar zal zijn. Geef daarom schriftelijk door aan degene die beslist over de benoeming (benoemingsvoorstel) op welke tijden de nieuw te benoemen parttimer beschikbaar zou moeten zijn. De schoolleiding heeft groot belang bij een voor de leerlingen kwalitatief goed rooster. De roostermaker moet echter inzien dat de schoolleiding naast de beschikbaarheid ook andere factoren laat meetellen zoals: ervaring, bevoegdheden en didactische overwegingen bij de benoeming.
De beschikbaarheid van docenten wordt ook bepaald bij de voorbereiding van een nieuw jaarrooster. Docenten uiten wensen of hebben eisen voor het nieuw te maken rooster. Het is de tijd dat docenten belang hebben bij de invulling van het nieuwe rooster en gaan dus in gesprek met de roostermaker. Op elke school zal het besluitvormingsproces wat anders verlopen. Voor de roostermaker is in deze fase duidelijkheid van belang. Leg de eisen en wensen schriftelijk vast. Zorg dat je weet wat te doen als een eis op een onoverkomelijk roosterprobleem stuit. Vaak is de roostermaker aan het werk terwijl de direct betrokkenen vakantie hebben. Je moet dan weten hoe te handelen. Mooi zou zijn: overleg als je kunt maar beslis als het moet! Maar dan moeten de kaders wel vastliggen.
Lokalenbeschikbaarheid
Niet alleen de docentenbeschikbaarheid maar op veel scholen is ook de lokalenbeschikbaarheid van grote invloed op het lesrooster. Meestal wordt onderscheid gemaakt tussen: algemene theorielokalen, theorievaklokalen, vaklokalen en praktijklokalen. Bij theorievaklokalen kunnen we denken aan lessen aardrijkskunde die gegeven moeten worden in een lokaal waar voorzieningen zijn voor kaartophanging en ruimte voor specifieke attributen. Vaklokalen zijn bijvoorbeeld beschikbaar voor lessen scheikunde en natuurkunde. Bij een praktijklokaal gaat het bijvoorbeeld om lessen metaalbewerking, keuken en groen. Ook lokalen lichamelijke opvoeding zouden we hier onder kunnen rangschikken.
Let erop, dat je met het probleem geconfronteerd kan worden dat er bijvoorbeeld meer lessen scheikunde moeten worden gegeven dan er ruimte is in het scheikundelokaal. Leg vast hoe je als roostermaker hiermee moet omgaan.
Veelal worden de lessen in een praktijklokaal in een aantal geblokkeerde uren gegeven, Reden om die lessen vooraf met de hand te plaatsen (er van uitgaande dat de rest van de lessen met behulp van een computerprogramma worden geplaatst).
Op veel scholen is er het verzoek om de lessen lichamelijke opvoeding, tekenen  en handvaardigheid in blokuren te plaatsen. De roostermaker moet van te voren vaststellen of een pauze een blokuur mag doorbreken. De plaats van een pauze in een rooster kan dus de mogelijkheden van het plaatsen van blokuren bemoeilijken.
Klassenbeschikbaarheid
Tot slot een belangrijke opmerking over de klassenbeschikbaarheid. De beschikbaarheid van klassen wordt het laatst behandeld. Eigenlijk moeten we daar mee beginnen. Als er geen tekort aan lokalen is dringt zich de vraag op waarom de lessen voor de leerlingen zo vreemd over de week zijn verdeeld. De school heeft tot doel om goed onderwijs te verzorgen en daar is een evenwichtig rooster voor leerlingen een onderdeel van. Als bijvoorbeeld aan een brugklas 32 lessen per week worden gegeven dan past daar een rooster bij van 3 dagen 6 lessen en 2 dagen 7 lessen. De docentenbeschikbaarheid zou daar op aangepast moeten worden en niet andersom waarbij de klassenbeschikbaarheid wordt beïnvloed door de docentenbeschikbaarheid. Als je als roostermaker werkt in de richting van evenwichtige roosters voor de leerlingen zal je merken dat het roosterproces ook gemakkelijker gaat verlopen. Je  moet als roostermaker weerstand bieden aan de gedachte om een laatst moeilijk te plaatsen lesuur toch maar een keer op het 8e lesuur te plaatsen terwijl de klas het 1e lesuur nog vrij is maar niet de docent.

Automatisering

De vraag is of er een methode bestaat om het roosterproces te automatiseren. Het antwoord is kort namelijk nee! In feite is het roosteren een sorteerprobleem. Het is zoeken naar de juiste koppelingen tussen docent, klas/groep, lokaal en lestijd.  Nederlander Roy Willemen vermeldt in zijn proefschrift “School timetable construction” met als ondertitel “Algorithms and complexity” dat het lesroosterprobleem NPC is.  Dit houdt in dat er nog geen methode is gevonden die in redelijke tijd een oplossing vindt die voldoet aan de gestelde eisen van berschikbaarheid. In het Engels wordt het rooster probleem omschreven als “Timetable Construction Problem” (TCP). Software leveranciers die beweren dat een oplossing wordt gevonden als die bestaat overdrijven dus een beetje…
Algoritmen
Het TCP is niet altijd oplosbaar binnen redelijke tijd maar het is wel mogelijk om algoritmen te bedenken die in de buurt komen van bruikbare oplossingen of zelfs vaak een oplossing aanbieden die aan alle vooraf gestelde eisen voldoet. Maar veelal moet daarna nog met de hand, weliswaar computerondersteund, de laatste problemen worden opgelost. Elke leverancier vindt de eigen roosterautomaat natuurlijk het beste. Als gebruiker van roostersoftware zou je wel willen weten welke roosterautomaat het beste werkt. Om programma’s te vergelijken  moet de invoer van eisen en de uitvoer van de gevonden oplossing in een uniform formaat plaatsvinden. Standaard gebruiken we voor gegevens uitwisseling xml. Er is een organisatie “Patat” die via xml data uitwisselt om benchmarking van lesroosters mogelijk te maken. Zie Benchmark voor lesroosters.

Lesrooster software

In het Nederlandse onderwijs wordt gebruik gemaakt van lesrooster software. De lijst, op alfabetische volgorde, is niet compleet. De lijst kan worden aangevuld.
CANTOR  zie: www.schooltools.nl
Rostar zie: Paralax
Untis zie: Untis
Zermelo zie: Zermelo

Lesrooster en onderwijstype

Het maken van een lesrooster voor de verschillende onderwijstypen heeft  voor elk type onderwijs specifieke moeilijkheden.
Praktijkonderwijs kenmerkt zich vaak door een beperkt aantal leerlingen. Voor deze leerlingen wordt algemeen vormende vakken, beroepsgerichte vakken en stages aangeboden. Dat heeft consequenties voor het lesrooster. De beschikbaarheid van praktijklokalen, een ver doorgevoerd mentorsysteem waarbij een klas slechts van een beperkt aantal docenten  les krijgt en de afwezigheid van leerlingen vanwege externe stages  bemoeilijkt het maken van een evenwichtig rooster.  In het lesrooster van een praktijkschool zien we splitsing van klassen, samenvoeging van klassen en clustering van vakken.
Het VMBO is te onderscheiden in 5 onderwijstypen: VMBO-T, theoretische leerweg ofwel MAVO, VMBO gemengde leerweg, VMBO kader beroepsgerichte leerweg, VMBO basisberoepsgerichte leerweg en LWOO leerweg ondersteunend onderwijs. Daarnaast hebben we te maken met de profielen: zorg en welzijn, techniek, economie en landbouw. Niet iedere school zal alle VMBO onderwijstypen aanbieden. Het gebruik en beschikbaar zijn van praktijklokalen  en vaklokalen kunnen een probleem in het rooster veroorzaken. Voor sommige vakken zoals lichamelijke opvoeding  en beeldende vorming wordt gevraagd om blokuren. In het examen jaar moeten de lessen worden geclusterd om de verschillende profielen te kunnen aanbieden. De leerling kan een profiel kiezen aangevuld met beroepsgerichte keuzevakken:
economie en ondernemen,
horeca, bakkerij en recreatie,
zorg en welzijn,
groen,
maritiem en techniek,
bouwen, wonen en interieur,
produceren, installeren en energie,
media, vormgeving, en ICT, dienstverlening en producten.
HAVO/VWO In het HAVO/VWO hebben we te maken met 4 profielen:
natuur en techniek,
natuur en gezondheid,
economie en maatschappij en
cultuur en maatschappij.
Een roosterprobleem treedt op als de school een vakkencluster uit het voorexamenjaar  wil continueren in het examenjaar. Dit om docenten wisseling voor een examenvak te voorkomen.